Methodik
Im kips wurde eine integrierte Methodik zum Management der Schatten-IT entwickelt. Diese Methodik hat sich im Einsatz in verschiedenen Unternehmen aus den Branchen: Bank, Versicherung, Maschinenbau, Elektrotechnik mit einer Größe von 500 – 11.500 MA bewährt.
Die Methodik setzt sich aus den nachfolgend beschriebenen Schritten zusammen:
Erhebung
Im Rahmen der Erhebung soll die Verbreitung des Phänomens in einem Unternehmen ermittelt werden. Auf Basis von Prozessbeschreibungen, technischen Analysen oder einer Auswertung des Help Desk werden die verfügbaren Informationen zusammengestellt und in einem Interviewleifaden aufbereitet.
Die eigentliche Informations- sammlung erfolgt dann in Form von strukturierten Interviews, bei denen die IT-Unterstützung der betrieblichen Funktionen erfasst wird.
Ergebnis der Phase:
Prozessbezogene IT-Landschaft mit IST-Lösungen
Bewertung
Die gefundenen Schatten-IT Systeme werden bewertet anhand der Kriterien:
- Relevanz & Risiko
- Qualität
- Größe
- Innovationsgrad
Ergebnis der Phase:
Bewertungsportfolio und Risikobetrachtung
Steuerung
Auf Basis der Bewertung werden Handlungsempfehlungen für jede Schatten-IT Instanz abgeleitet. Alternative Maßnahmen sind:
- Registrieren
- Koordinieren
- Renovieren
Ergebnis der Phase:
IT-Governance Strukturen und Policies für Fachbereichs-IT
Diese Methodik zeichnet sich dadurch aus, dass schnell wirksame Ergebnisse erzielt werden. Die Interviews zur Erhebung sind bewusst auf ca. 90 min je Interviewpartner begrenzt. Darauf aufbauend erfolgt ein gemeinsamer Review der Modelle und Ergebnispräsentation der Bewertung und Steuerungsempfehlungen.
Mit Fachbereich und IT wird eine tragfähige IT-Governance in Bezug auf die Arbeitsteilung von Fachbereich und IT für die Schatten-IT Instanzen entwickelt.
Insgesamt liegt die Gesamtprojektdauer bei etwa 10 Tagen je Abteilung.
